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세미나: 협력의 도구, 구글앱스

posted Jun 18, 2011, 6:57 AM by Sundew Shin
(본 글은 06/18/11에 있었던 세미나 프리젠테이션의 script입니다. 세션내내 적극적으로 참여 해 주신 참가자 여러분 모두께 다시 한 번 감사 드립니다.)

협업은

좀 더 가까이서

기관 또는 소 조직을 운영한다. 그런데 우리는 자주 결과가 나와야 하는 시점에 변명들과 맞닥뜨릴 때가 있다. 원인은 다음 두가지에서 일 것이다.
  • 악의적인 원인 - 어떤 이유에서든지 일부러 하지 않는 것. 
  • 선의적인 상황 - 즉, 방향설정에 어려움을 격은 케이스 (지도를 필요로 하는 상황)
첫번째의 내용은 오늘의 주제에서 고려할 대상은 아니다.
자, 조직이, 일정한 기준으로 잘하는 사람들을 판별하여 모은다면, 모르긴 몰라도, 마지막까지 남겨져 있을 사람이 얼마나 되지 않을 것이다.
작거나 크거나, 여러 크기의 조직을 관리 하다 보면 어디에나 '안티'나 아웃사이더가 같은 구성원이 있고, 더 재미있는 것은, 이 들만 사라지면 완벽해 질 것 같은 조직이, 막상 그와 같은 일이 벌어지자 새로운 '안티'와 아웃사이더가 생긴다는 것이다. 결국 남겨지는 것은 나 자신 뿐이고, 확률적으로 세상사람들 전부 보다, 나 자신에 문제가 있을 확률이 높다는 가슴 아픈 자숙의 시간이 다가 오게 되는 것이다.
조직관리의 시작은 포용력이다. 다양한 능력과 개성이 있는 개인을 '궁극의 선'이라는 대의 아래 묶어 내는 것이다.

이와 같은 사고에서 바람직한 협업의 기본틀을 모색하게 되는데, 그러면, 궁극적인 결과물의 완성에 초점을 맞출 때, 어떠한 협업이 필요할까?
Wikipedia에서 시작 된 collaborative intelligence, 즉 '협력지성'이라고 하는 것은, 최종 결과물 위에서 시작되는 비판이 중심이 아니라, 중간 결과물에서 부터 feedback을 받는 것이다. 다양한 능력과 배경을 갖춘 개개인이 과정에서 부터 방향성을 모색하고 reference를 확인한다.
개인별로 offline으로 하면 지루하고 재미없거나, 때로는 큰 의미 없지만 해야만 하는 일들도 짜임세를 갖추게 된다.

고통스럽지않게

사람마다 글이든 디자인이든 구성하는 스타일이 다르다.
PC라는 매개체를 거칠 때 특히,
  • 문맥/layout 구성하는 것도 다르고
  • 폰트에 대한 기호도 다르고
  • 색에 대한 감각도 다르고
  • 아니면 단순히 PC 활용능력에 차이에 의해 결과가 다양하게 나타난다.
구글앱스는 formatting/decoration에 들어가는 노력을 최소화 합니다.
거의 모든 툴들이 template기능을 지원하고 있어서, 설득력있는 기본 틀에서 바로 활용이 가능하고, 어쩔 수 없이 수작업이 필요한 부분에 대해서도, 한 번의 작업물을 두고두고 재활용 할 수 있도록 돕는다.
이러한 구글앱스의 특징은, 웹페이지를 준비하고 운영하는데 소비되는 overhead를 최소화하여 운영자가 웹 운영 본래의 목적에 역량을 집중할 수 있도록 해 준다. 전세계적으로 가장 많이 보급되고 있는 산업분야가 교육 및 연구기관이라는 현황이 이를 잘 말 해 주고 있다.

협업의 방향

업무 분석

구체적인 방법을 찾기에 앞서 다음의 질의에 답변하며 조직의 현재와 미래의 요구사항들을 정리 한다.
  • team원들이 지리적으로 분산 되어 있는가
  • 현재 어떤 형태로 협업을 진행 하는가
  • 앞으로의 운영 방향은 무엇인가
  • 협력을 확대 하고자 하는 구체적인 방향과 분야가 있다면 무엇인가

조직에 구글앱스 적용의 의미

조직의 관점에서 인력의 이탈과 함께 작업물의 손실은 크나 큰 손실이 아닐 수 없다. 일반적으로 작업/연구의 부산물인 uncontrolled works(documents)는 사실상 통제가 불가능하다.
하지만 구글앱스의 도입과 함께 이 부분에 대한 일정한 guide line을 팀원들과 공유 한다면 이러한 손실을 막을 수 있다.
일단, controlled든 uncontrolled든 모든 작업부산물이 구글앱스 eco system으로 들어 오면 끝이다.
팀원이 조직으로부터 이탈 되더라도 이러한 중간 작업물을 손실 없이 조직에 귀속 시킬 수 있다. 물론 개개인이 생산한 작업 결과물을 조직에 귀속 시킬 것인가 하는 것의 절대 판단주체는 각 개인이다. 구글앱스의 가장 이상적인 활용은 이와 같은 사안들에 대해 조직과 개인이 얼마나 잘 협조하여 좋은 결과물들을 남기는가 하는 것이다. 

권한설정

구글앱스는 다양한 권한 설정 옵션을 제공한다. 즉 상세한 권한 설정으로 팀활동 내용 공유, 데이타 공유 등을 제어한다.
  • Public access - No sign on required
  • Public access with control - Anyone with the link, cannot find (searchbot restricted)
  • 도메인 사용자 - Read/write permission setting
  • 도메인 사용자 - No listing on the shared domain resource lists (doc, sites)
  • Private (secret, privacy)
('with the link'의 의미는 selected individual을 가리킨다)

도구의 선택

내부 협업

온라인 협업과 미팅 등의 용도로 설계 된 툴들은  Google Talk & Sites 등이 있다.
  • discussion over documents (spreadsheet, presentation, etc.)
데이터 공유 - Google Documents & Sites
Google Sites 뿐만 아니라, 협업도구에 대한 일반적인 유의 사항은, '도구를 먼저 만들지 말고, 쓰면서 내게 맞는 도구를 개발하라' 하는 것이다.
모바일 지원 기능을 적극 활용한다면 contents accessibility를 향상 시킬 수 있다.

외부 협업

설문조사 - Google Spreadsheet & Forms
일반적인 설문조사 인터페이스는 template이라고 하는 정형을 따른다.
하지만 최근의 Google Apps Script 기술을 활용한다면 이러한 인터페이스를 다양하게 꾸밀 수 있어서, 용도에 따라 더욱 professional한 look&feel을 사용자에게 전달 할 수 있다.
'구글 사이트 <-> 서브 도메인 매핑'을 통해 접근성을 더욱 향상 시킬 수 있다.
연구 블로그 - The right tools in right places. 즉, 용도에 따라 적당한 tool을 선택 한다.
Google Sites를 이용하여 만든다면 구글앱스 suite의 툴로 만들 결과물 내부 resource와 연동이 용이하다. Gadget 또는 module 형태로 첨부
다음은 Google Sites를 활용하여 만들 blog의 예이다:
그 밖에, Blogger 서비스, 또는 Knol 서비스등을 이용하는 것은 앱스도메인 이외의 자원/사람들과 interaction에 특히 편리하다.
이는, twitter와 같은 SNS가 필요하다. twitter를 쓰느냐, twitter를 만들어 쓰느냐 하는 고려와도 같다.
이와 같은 전용툴은, contents의 public consumption에 최적화 되어, visitor commenting 및 범용 search engine의 search bot을 위한 contents 구성이 최적화 되어 있다. 이 뿐만 아니라 최근에는, mobile browsing, social network service등에 최적화 되어 있다.
blogger.com, 개방형 전문 blogger 추천 (최신 기술 적용)

활용의 시작

구글앱스 활용의 다음 사이트에서 시작 된다.
  • http://mail.[도메인명].co.kr (또는, gmail.com에서 도메인 계정으로 로그인한다)
Gmail은 가장 오래된 구글의 툴로서, 이 후에 발표 된 부가서비스들의 관문 역할을 멋지게 수행한다. 그런 의미에서 초기 구글앱스 사용자들이 Gmail에서 부터 활용도를 점차 확대하는 것은 대단히 중요하다.
구글앱스 관련 가장 좋은 교육자료는 Google Apps Training Center의 교육 module을 활용 하는 것이다.
대중을 상대로 구글을 교육할 사람들을 교육하고 material로서, 현존하는 어떠한 자료보다도 가장 상세하게 설명 되어 있어 detail한 활용에 최적의 가이드를 제공한다. 빠르게 review한다면 전체적인 기능과 내용을 숙지 할 수 있다.

Demonstration

  • Team page creation
    • Creating basic modules (portal, notifications, file cabinet, etc.)
    • Adding and inviting collaborators
    • Attaching analytics
    • Sub-domain mapping for better accessibility
  • Document tool
    • Basic functionality
    • Creating form & gathering responses from arbitrary individual
    • Setting Notifications
    • Data analysis
(open for on-site proposals)

Master Road-map

1. Google Apps Domain Optimization
적극적인 활용에 앞서 구글앱스 플렛폼이 최고의 성능을 낼 수 있도록 설정을 최적화 하는 단계입니다.

2. Google Sites Team Build Co-work Support
 업무내용을 분석하여 업무플로우에서 문제점과 개선점을 찾아내고 구글앱스를 통해 솔루션을 제공하는 일입니다.

3. Training, Mobile Support / Workflow Optimization
상위단계에서 제안된 솔루션이 최선의 성과를 낼 수 있도록 구글앱스 활용성과 접근성을 높이는 단계입니다.

4. IT Consulting / Business Foundation
단위 솔루션들로 부터 나온 결과물들을 수집/종합하여 전체적인 방향성을 모색 합니다.

5. Google Apps Engine / Server Solutions
상위단계에서 구글앱스 기본툴만을 활용하는데 한계가 있다면, 구글앱스엔진을 기반으로 한 cloud server application을 개발하여 적용 합니다.

6. Advertising Campaign Management
구글앱스 활용이 정점에 다다른다면 광고기획은 당연한 다음 수순입니다.
국내에서라도 'Google ads'가 갖는 광고시장에서의 존재감은 이미 정평이 나있고, 구글앱스로 다져진 비지니스 인프라는 이미 Google 광고 인프라와 찰떡궁합입니다.

Further Reads

출판도서 형태가 편리하다면 시중에 다음의 책들이 나와 있다. 특징을 잘 알고 이용하면 시행착오가 없을 것이다.

구글앱스 컨설팅 이지오는

  • Operation: 24/7 휴무 운영 대행
    조직내(in-house) 전문 IT 담당자나 그 역할이 존재하지 않을 때 선택 할 수 있는 상품입니다.
    전문 구글앱스 운영인력을 out-sourcing하여 모든 Administrative Tasks를 대행 시키고 본 역할에 집중할 수 있도록 해 줍니다.

  • Programming: 업무 자동화
    Server/Client 대상 프로그래밍으로 Google Apps Suite의 모든 툴들을 대상으로 업무 자동화가 가능합니다.
    User Interface의 개선을 꾀할 수 있고 사이트의 품격을 증진 시킵니다.

  • Consulting: 업무 분석, IT Consulting, 비지니스 Foundation
    최신의 개선기능을 survey하면서 최적의 IT infra를 설계합니다.


Update:
어제 세미나 안팎에서 질문하신 내용에 대해 답변 드립니다.

[TODO List가 도메인사용자간에 공유가 가능한가]
현재 공식지원되지 않는 기능으로 확인하였습니다.
하지만, calendar interface를 통해 지원해 달라는 많은 요청이 구글로 접수 되었다고 하니 근미래에
지원기능 리스트에 포함 되리라 생각 됩니다. 기억 해 뒀다가 기능이 추가되는 시점에 알림 드리겠습니다.

[전용 Blog page가 2차도메인 메핑 가능한가]
질문은 Google의 Blog 전용 서비스 (Blogger)를 구글앱스도메인의 2차도메인으로 바로 매핑이 가능한가 하는 것입니다.
즉, 맴버들각자가 blogger에 page를 신설하고 이를 도메인으로 묶게 되면 다음의 주소와 같이 외부인이 접속할 수 있는지 하는 것입니다.

http://user1.[구글앱스 도메인]
http://user2.[구글앱스 도메인]
http://user3.[구글앱스 도메인]
http://user4.[구글앱스 도메인]
...

답변은 '아주 간단히 가능하다'입니다. 방법은 메뉴에서, Settings|Publishing|Advanced domain setting 에서 가능하고,
일단 Blogger에 page를 준비해 두시면 상세한 설정단계를 안내 해 드리도록 하겠습니다.
다음은 구글앱스 도메인인 'wednus.com'에서 샘플로 준비한 blogger page입니다.

http://sundew.wednus.com

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